سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان نقش به مراتب بزرگتری را در دوران پساکرونایی ایفا می‌کنند. حال این سیستم‌ها ویژگی‌هایی را در خود گنجانده‌اند که متضمن ایمنی و سلامتی عمومی محل کاربر مربوطه هستند. موضوعات مضاعفی همچون امنیت و حریم خصوصی نیز باید موردتوجه کاربران قرار بگیرند.
حتی پیش از شیوع ویروس کرونا، سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان به یک ابزار مدیریت بازدیدکنندگان رایج تبدیل شده بودند. این سیستم‌ها جایگزین گزارشات کاغذ و قلمی هستند، گزارشاتی که ممکن است داده‌های بازدیدکنندگان را ناخوانا تحویل بدهند. این سیستم‌ها به بازدیدکنندگان اجازه می‌دهند که کار ثبت‌نام را از پیش انجام بدهند و به صورت خودکار وارد محل شوند؛ ردپای این افراد را می‌توان به دلایل امنیتی در ساختمان دنباله‌روی کرد.
حال در دوران پساکرونایی که بیزینس‌ها مجددا به کار خود بازمی‌گردند، سیستم مدیریت بازدیدکنندگان نقشی به مراتب مهم‌تر را ایفا می‌نماید. به مراجعینی که بیمار هستند نباید اجازه‌ی ورود داده شود. زمانی که تعداد بازدیدکنندگان بیشتری وارد محل کاربر مربوطه می‌شوند، فاصله‌گذاری اجتماعی و سایر قوانین باید رعایت شوند.
با توجه به این موضوع، کاربران به سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگانی رجوع می‌کنند که حال با ویژگی‌های جدید و پیشرفته‌ی مختلفی برای برآورده‌سازی نیازهای پساکرونایی کاربران عرضه می‌شوند. تغییر تنها چیزی است که در زندگی ثابت می‌ماند و اخیرا می‌توان گفت که این موضوع در مورد فضای مدیریت بازدیدکنندگان با قاطعیت صادق بوده است. مشاهده‌ی ارائه‌ی ویژگی‌هایی متمرکز بر این ویروس واگیردار توسط بیزینس‌های با رویکردهای مشابه، موضوعی ترغیب‌کننده است؛ ویژگی‌هایی که ارزش به مراتب عمیق‌تری را به کارکنان ارائه می‌کنند و تا حد زیادی به ابزار همراه یک کارمند تبدیل شده‌اند.
حال سوالی که مطرح می‌شود این است که سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان (VMS) امروزی چطور می‌توانند در رفع نیازهای پساکرونایی به کاربران کمک کنند؟ این موضوعات در ادامه‌ی این مقاله بررسی می‌شوند.
1. تسهیل بررسی سلامتی افراد
سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان متضمن این هستند که بررسی سلامتی میهمان خیلی پیشتر از حضور یافتن وی آغاز شود. بهترین کار این است که پیش از مراجعه‌ی بازدیدکنندگانی که از پیش ثبت‌نام انجام داده‌اند، پرسشنامه‌‌ای مبنی بر بررسی سلامتی آنها برایشان ارسال شود. سیستم مدیریت بازدیدکنندگان می‌بایست بر مبنای استدلالی کار کند که با توجه به پاسخ‌های مراجعین، به صورت خودکار اجازه‌ی ورود یا عدم ورود به آنها بدهد.
درون خودِ ساختمان، سیستم‌های بررسی و مانیتورینگ بیشتری می‌توانند با راهکار مدیریت بازدیدکنندگان تلفیق شوند تا مانع ورود میهمان‌هایی شوند که پرخطر هستند. سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان امروزی با اسکنرهای حرارتی دست یکپارچه شده‌اند تا بدون هرگونه تماسی دمای بدن افراد را تشخیص بدهند. دمای ثبت‌شده‌ی بازدیدکننده به صورت خودکار به سیستم مدیریت بازدیدکنندگان ارسال می‌شود تا به کاربر اجازه‌ی ورود داده شود یا جلوی ورود وی گرفته شود.
مشتریان از ترکیبی از اقدامات زیر بهره می‌گیرند تا نیازهای مربوط به بررسی و مانیتورینگ سلامتی افراد را مدیریت کنند:
- پیش-ثبت‌نام
- بررسی و مانیتورینگ حرارتی به هنگام ورود افراد
- کدهای QR بدون تماس
اطمینان حاصل نمایید که نقاط ورود گزینه‌هایی چون کیوسک‌های بدون تماس، اسکن کد QR یا سایر ابزارهای سنجشی همچون سیستم‌های تشخیص چهره را ارائه می‌نمایند. کیوسک‌ها می‌توانند راهی عالی را برای نمایش اطلاعات و دستورات بهداشتی بیشتر ارائه کنند.
زمانی که تعداد مراجعین بیشتری حضور پیدا می‌کنند، شاید رعایت دستورالعمل‌های مربوط به فاصله‌گذاری اجتماعی دشوارتر شود. سیستم مدیریت بازدیدکنندگان این شرایط را سروسامان می‌دهد. سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان مدرن باید از یک رویکرد «دعوت اولیه» پشتیبانی کنند؛ با این کار حضور در محل تنها محدود به آن دسته از افرادی می‌شود که به خوبی مورد سنجش قرار گرفته‌اند و در عین حال آستانه‌های محدودیت افراد حاضر در محل حفظ می‌شوند؛ با حفظ این آستانه‌ها می‌شود میزان افراد حاضر در یک فضا را مدیریت کرد تا تجمع بیش از حد را کاهش داد و فاصله‌گذاری اجتماعی را تضمین کرد.
سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان شاید ویژگی‌هایی چون هات-دسکینگ (استفاده از یک میز توسط کارکنان مختلف در شیفت‌های کاری مختلف) و هشدار ظرفیتی را نیز در خود گنجانده باشند تا اطمینان حاصل کنند که افراد با فاصله‌ی امنی از یکدیگر در آن مکان حضور دارند. با تغییر قوانین دفتری، این سیستم‌ها به راحتی می‌توانند به تعداد میزهای موجود در محل هر یک از دفاتر بیفزایند و یا از آنها بکاهند. این محدودسازی به مدیران دفاتر یا صاحبین مرکز مربوطه اجازه می‌دهد که یک فضا را ایمن نگاه دارند، بدون آنکه از تجمع بیش از حد یا از انتقال ویروس به خاطر کمبود فضا ترسی داشته باشند.
برگرفته از مجله‌ی a&s