در قسمت اول این مقاله، این سوال مطرح شد که سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان (VMS) امروزی چطور می‌توانند در رفع نیازهای پساکرونایی به کاربران کمک کنند؟ به موضوعات چون تسهیل بررسی سلامتی افراد و تضمین فاصله‌گذاری اجتماعی پرداختیم و حال به بررسی باقی موضوعات می‌پردازیم.
3. دنباله‌روی تماس
شاید پس از اتمام یک مراسم، مشخص و تأیید شود که یکی از مراجعین بیمار بوده است، حال دنباله‌روی تماس و اطلاع از اینکه فرد موردنظر با چه کسانی در شرکت در ارتباط بوده است، از اهمیت بالایی برخوردار می‌شود. شرکت‌ها و ارگان‌های خصوصی یک چنین فرصت منحصربه‌فردی را دارند که این نیاز را به صورت کارآمد برآورده کنند؛ سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان می‌توانند اطلاعات دقیق، کامل و همزمان با وقوع رخدادی را در مورد اینکه دقیقا چه کسی و چه زمانی در این محل بوده است، ارائه کنند – این افراد شامل کارکنان، پیمانکاران و یک سری مراجعین بخصوص می‌شوند. این داده‌ها از کمک اضطراری رساندن خودکار به «هر فردی که در کارخانه‌ی تولیدی واقع در ساحل غربی در روز سه‌شنبه حضور داشت» پشتیبانی می‌کنند تا شیوع یک بیماری (یا سایر مسائل اورژانسی) را به صورت کارآمد مخابره کنند
یک سیستم مدیریت بازدیدکننده، تقریبا با هدف دنباله‌روی تماس ساخته شده است و این امر به شرکت‌ها اجازه می‌دهد که به صورت زنده ببینند چه کسی وارد محل آنها شده و یا از آنجا خارج شده است. کاربران باید قادر باشند که این اطلاعات را تنها بر اساس یک چیز منفرد مشاهده نکنند و این اطلاعات باید با سایر اعضای تیم و بازدیدکنندگان حاضر در محل در همان بازه‌ی زمانی تطابق داده شوند.
نکاتی مفید در مورد امنیت و حریم خصوصی
در دنیای پساکرونا، سیستم‌های مدیریت بازدیدکنندگان باید بتوانند با الزامات بهداشتی یک محل تا حد زیادی تطابق پیدا کنند و با سایر سیستم‌های امنیتی/غیرامنیتی سازگار باشند.
یک سیستم مدیریت بازدیدکننده باید با توجه به روال‌های کاری بازدیدکنندگان یک شرکت یا ارگان و نیازهای یک محیط کاری طراحی و ساخته شود(بحث انطباق و سازگاری)؛ انتخاب یک سیستم مدیریت بازدیدکننده‌ی درست به مقیاس‌پذیری و سفارشی‌سازی آن برمی‌گردد که اهداف درون سازمانی را کامل پوشش دهد. در صورتی که سیستم شما با سرویس‌های ابری کار می‌کند، اطمینان حاصل کنید که سازمان سرویس‌دهنده چگونه امنیت را تأمین می‌کند و آیا خود نرم‌افزار مربوطه کارهای ممیزی عمومی همچون تطابق SOC1/SOC2 را انجام می‌دهد یا خیر. (SOC به معنای کنترل سیستم و سازمان است که توسط موسسه حسابداران رسمی آمریکایی (AICPA) تعریف شده است و نام مجموعه ای از گزارشات است که در طی ممیزی تولید می شود.(
در واقع یک سیستم مدیریت بازدیدکننده باید امن و ایمن باشد تا بتواند از دارایی‌های شرکتی محافظت کند و اعتماد کاربر را به جلب کند. اگر بخواهیم از یک دیدگاه شرکتی به موضوع نگاه کنیم، برای برآورده‌سازی این نیازهای گسترده، سازمان‌ها و ارگان‌ها باید با فروشندگانی کار کنند که متمرکز بر شرکت‌ها هستند و از گزینه‌های ابرمحور قدرتمند پشتیبانی می‌کنند (به عنوان مثال، پروانه‌ی SOC2، ساختار مقیاس‌پذیر، گزینه‌های تک کرایه‌ای، سیاست‌های حفاظت اطلاعات و غیره.). این موضوع حائزاهمیت است که پیشگامان امنیتی با همکاران IT خود همکاری کنند تا مطمئن شوند که سیستم‌های بکارگرفته‌شده‌ی آنها از پس ممیزی‌های امنیتی درست برمی‌آیند و به هنگام بکارگیری یک سیستم، سیاست‌های مربوط به تخصیص داده‌ها و پاک کردن اطلاعات اجرا می‌شوند.
همچنین سرویس مربوطه باید اطمینان تضمین کند که حریم خصوصی کاربر حفظ می‌شود. حریم خصوصی کلید آسودگی خیال کارکنان است تا بدین شکل برای امن نگاه داشتن محیط کاری، اطلاعات سلامتی خود را به اشتراک بگذارند. مشتریان معیارهایی را برای این امر تعریف می‌کنند که برای چه کسانی اجازه‌ی کار در محل با توجه به پاسخ‌هایشان به سوالات مربوط به سلامتی صادر شود، اما آنها می‌توانند پاسخ افراد را به سوالات حساس نگاه دارند یا پاک کنند.
یک سیستم مدیریت بازدیدکننده باید این امکان را برای سازمان‌ها فراهم کند که برای ثبت و ضبط اطلاعات بازدیدکنندگان با توجه به الزامات PII (اطلاعات شخص قابل‌شناسایی) حق انتخاب داشته باشند و مشخص کند که برای مطابقت با الزامات GDPR (مقررات عمومی حفاظت از داده اتحادیه اروپا)، این داده‌ها برای چه مدت به صورت ذخیره باقی می‌مانند. این داده‌های ذخیره‌شده یک رشته ممیزی کامل را در مورد مُراجع موردنظر، میزیان و جزئیات ملاقات ایجاد می‌کنند. بنابراین سیستم مربوطه باید قابلیت‌های گزارش‌گیری گسترده‌ای را برای گنجاندن گزارشات سفارشی‌سازی‌شده و برنامه‌ریزی خودکار توزیع گزارش داشته باشد.
برگرفته از مجله‌ی a&s